|  

Kiểm soát nội bộ

THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

1. Xác định & đánh giá rủi ro:

- Trên cơ sở mục tiêu đã được thiết lập cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ của doanh nghiệp.

- Xác định và đánh giá rủi ro đối với mục tiêu của toàn doanh nghiệp và rủi ro đối với mục tiêu của từng bộ phận, từng chức năng/nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
- Đáp ứng nhanh chóng đối với các thay đổi môi trường kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của chính doanh ngiệp.

2. Đưa ra cơ chế kiểm soát (Hay còn gọi là Thủ tục kiểm soát):
- Phê duyệt
- Định dạng trước
- Báo cáo bất thường
- Bảo vệ tài sản
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Đối chiếu
- Kiểm tra & đối chiếu


3. Quy chế quản lý:

- Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, Ban lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này
- Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/thủ tục kiểm soát
- Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được “luật hoá”
- Cơ chế kiểm soát – Mặt chìm
- Cơ chế quản lý – Mặt nổi
(Cơ chế kiểm soát được cụ thể hóa bằng các qui định – các qui định có lồng thủ thục kiểm soát trong đó. Và các qui định này được hệ thống hóa và tập hợp lại trong các quy chế quản lý của doanh nghiệp)

- Căn cứ vào phạm vi áp dụng, quy chế quản lý của DN được chia làm 3 loại :

+ Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN)
+ Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại lý…)
+ Quy chế nghiệp vụ (cho toàn doanh nghiệp – mỗi quy chế cho một qui trình nghiệp vụ trong doanh ngiệp)
- Một quy chế thường chứa đựng các quy định
Quy chế thường bao gồm các quy định
Các quy định trong quy chế có thể là :
    + Giả định
    + Quy định
    + Chế tài (nếu vi phạm thì xử lý thế nào)

4. Hệ thống thông tin giao tiếp:

Hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
- Trong doanh nghiệp : (nhiều chiều)
+ Giữa các cấp quản lý
+ Giữa các bộ phận
+ Giữa các nhân viên
- Với bên ngoài doanh nghiệp : Nhà cung cấp, khách hàng, ngân hành, đối thủ cạnh tranh, chính quyền, hiệp hội nghề nghiệp, báo chí, nước ngoài, đối tác tiềm năng…

5. Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý:

- Kiểm tra giám sát việc thực thi các quy chế quản lý
(Cũng chính là việc kiểm soát giám sát sự vận hành các cơ chế kiểm soát, hay sự vận hành của HTKSNB):
+ Có đầy đủ?
+ Có chính xac?
+ Có kịp thời?
- Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi :
+ Lãnh đạo tự làm.
+ Cử cán bộ kiêm nhiệm.
+ Cử cán bộ chuyên trách.
+ Thành lập bộ phận chuyên trách.
- Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải có :
+ Năng lực
+ Có chuyên môn
+ Độc lập
+ Được trao đầy đủ thẩm quyền
+ Có đạo đức nghề nghiệp
- Việc giám sát phải :
+ Vừa định kỳ
+ Vừa đột xuất
+ Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa hoc
- Thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát
Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện việc giám sát sự vận hành của HTKSNB :
+ Uỷ ban kiểm toán => kiểm soát HĐQT
+ Uỷ ban kiểm soát => Kiểm soát CEO
+ Kiểm toán nội bộ => Kiểm soát hoạt động
 

Chuyên nghiệp - Hiệu quả - Uy tín !